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Comment réussir son événement : 5 conseils indispensables!

Mis à jour : juil. 22



L'été 2020 et son lot de surprises, a redéfini certains secteurs entrepreneurials notamment l'événementiel. Durement touché par la crise sanitaire (et l'interdiction puis la limitation des regroupements), c'est depuis peu que l'idée d'organiser des événements, publics ou internes, a refait surface. Pour les particuliers, il est temps de commencer à prévoir ses futurs séminaires, soirées d'entreprise, congrés ou animations team-building, mais difficile de savoir comment s'organiser efficacement pour un succès garanti.


Ludovic Carini, chef de projet événementiel et responsable des services Meeting-pro et Web-events & E-slides dans l'agence Aleou, et coworker chez Come'N'work, nous livre les secrets d'un événement réussi !


#1 Une préparation millimétrée


Créer un événement est un exercice complexe, surtout lorsque ce n'est pas votre métier. Il faut penser à tout, et chaque détail revêt une importance considérable qui peut venir mettre en péril votre fête. Alors pour ne pas passer à côté de votre soirée, un seul mot d'ordre : l'organisation. Pour cela, il n'y a pas de secret, pour être le plus efficace, on établit un rétroplanning avec les dates clés et on rédige une check-list (l'idéal est de commencer à la préparer longtemps à l'avance, cela vous laissera la marge nécessaire pour rajouter au fur et à mesure les choses à faire).


"La définition d’un retroplanning avec des dates clés me paraît primordiale, à la fois pour celui qui l’organise mais aussi pour le client. Avec ce rétroplanning on définit les grandes étapes d’organisation, les points clés durant lesquels nous allons prendre des décisions irrévocables mais aussi les objectifs à atteindre à chaque étape pour avancer tout en sécurité. Pour un événement public, on définira le lancement des inscriptions en ligne, l’augmentation des tarifs, la validation du nombre de personnes aux prestataires ou encore la réservation de chambres. Pour un événement interne, le SAVE THE DATE sur l’intranet de la société, un teasing du séminaire, un formulaire en ligne… Il existe de nombreux outils sur internet gratuits ou payants via lesquels on peut rendre une gestion d’organisation d’événement plus efficace et performante dont notre plateforme Web-Events."

Pour cela, définissez votre événement : quel est son objectif ? Sert-il à promouvoir l'un de vos produit ou à créer du lien social entre vos employés ? Différents événements peuvent-être proposés au sein d'une entreprise ou d'un espace de coworking, avec chacun un but spécifique : afterwork, congrés, événement commercial, colunch, animations team building, etc.

A qui s'adresse-t-il (nombre de participants)? Pour quand ? Et où se déroule-t-il ?


Durant cette phase de préparation, on n'oublie pas le plan de communication (qu'on détaillera plus bas), allié indispensable au bon déroulement de votre événement et à l'assurance de voir vos invités présents le jour J.


"En même temps que le rétroplanning il faut absolument définir un plan de communication avec le planning d’envoi des emailings ou SMS, du communiqué de presse, des publications sur les réseaux sociaux… Communiquer sur son événement est primordiale et choisir les réseaux ou outils de communication selon le public ciblé est aussi très important. Il existe de nombreuses idées et raisons de communiquer de nouvelles informations sur son événement, il ne faut pas hésiter à le faire (avec une bonne fréquence selon l’outil choisi)."

#2 L'organisation



Une fois la première phase terminée, on se penchera sur l'organisation concrète de son événement... Et il y a quelques étapes indispensables à respecter :

  1. Bloquer la date

  2. Réserver le lieu

  3. Créer un SAVE THE DATE (annonce de la date, du lieu, du ou des thème(s)…)

  4. Prospecter et sélectionner un traiteur

  5. Finaliser et mettre en ligne le programme

  6. Lancer les inscriptions

  7. Contacter les intervenants (modalité de transport, hébergement, présentation)

  8. Clôturer des inscriptions

  9. Valider le nombre de personnes (lieu, traiteur, hôtels…)

  10. Monter l’événement

  11. Jour J

  12. Démonter l’événement

  13. Enfin, faire le bilan financier et qualitatif de l’événement


Pour s'assurer de son bon déroulement, on prend le temps de finaliser et d'archiver chaque étape, en se laissant une marge de sécurité, idéalement d'une semaine :

"Tout au long de l’organisation je coche les cases de ma checklist et je me fixe pour deadline J-7 avant l’événement, pour gérer les imprévus ou encore les oublis. La veille de l’événement, il ne faut pas pas hésiter à demander s’il est possible de venir installer ou déposer quelques affaires, ce n’est pas grand-chose mais cela permet déjà d’avoir une charge mentale en moins !"


#3 la communication



La communication événementielle vise à établir un lien fort entre l'organisateur et les participants. Pour un événement public ou privé, le plan de communication varie énormément, mais dans les deux cas, il sera important de communiquer sur :



- L’annonce de l’événement, le SAVE THE DATE (accompagné par une vidéo, une image du lieu, l’adresse du site internet…)

- L’ouverture des inscriptions payantes ou gratuites avec l’annonce des tarifs et deadlines

- ou encore l’annonce de têtes d’affiches (intervenants importants), l'augmentation des prix, lieu de la soirée, etc.


Si l'on s'imagine qu'aujourd'hui la communication est facilitée par l'avènement des réseaux sociaux (et notamment Facebook), il faut tout de même porter une certaine attention aux moyens utilisés, et les adapter en fonction de la cible! Comme l'explique Ludovic :


"Il y a des événements sur lesquels une communication via Facebook va bien fonctionner et d’autres où des campagnes SMS seront plus productives! Il faut connaître sa cible et se renseigner sur les canaux de communication utilisés afin de pouvoir les atteindre directement avec le lien d’inscription. Ne pas hésiter également à contacter les acteurs importants du secteur pour lequel on organise l'événement, notamment les structures qui représentent les professionnels ciblés et leur demander de relayer l’information sur leur site internet"


#4 Attention aux pièges



Lorsque vous prévoyez un événement vous pouvez avoir tendance à laisser libre cours à votre imagination (qui n'a jamais rêvé d'organiser LA soirée parfaite?), et donc à ... vous emballer. L'important est de concilier désir et faisabilité. Il vous faudra alors prendre en compte votre lieu de réception (ses contraintes, sa taille, son accessibilité), le temps imparti avant l'événement et votre budget. Avec cette vision globale de vos limites, vous pourrez prévoir votre événement sereinement et dans les meilleurs conditions, sans stress d'une animation hors-budget ou d'une décoration colossale qui nécessitera beaucoup trop de temps d'installation.




"Pour les événements publics, la notion de risque est beaucoup plus forte que pour les événements internes (où le budget est généralement défini à l'avance) et la gestion du budget est nécessaire pour éviter les surprises".

On prévoit alors son budget prévisionnel avec un maximum d’estimation tant pour les recettes que pour les charges (en étant le plus pessimiste possible). Pour contrer ses aléas financiers possibles, quelques astuces permettent de booster les rentrées d’argents et favoriser l’engouement à un événement :

  • Augmenter des prix de l’événement à une certaine date (offre flash sur 24h avec les prix réduits ou des codes promos)

  • Demander un acompte pour les exposants

  • Réduire un maximum les acomptes à verser aux prestataires (fixer un calendrier d’échéances)

  • Proposer une sélection d’hôtels à prix négociés (Attention il est très important de fixer un calendrier de relâche avec l’hôtels pour éviter de payer des chambres non vendues).

"Enfin il faut évidemment éviter d’être trop optimiste sur le nombre de personnes attendues, un rien peut démotiver des participants même s’ils ont payé leur inscription (grèves de transport, événement climatique, crise sanitaire…). Il faut, quoi qu’il arrive, toujours compter 20% de perte de participant à prendre en compte sur le choix de la salle, le nombre de participant donné au traiteurs…"

#5 En résumé



On vous avez prévenus, organiser son événement n'est pas de tout repos. Alors on respire un grand coup, et on reprend avec vous les éléments à ne surtout pas négliger, ceux sur lesquels il ne faut pas se louper :



- Le choix du lieu : Selon l’objectif de l’événement on va se diriger plutôt vers un palais des congrès pour un événements public, ou une résidence de tourisme pour un événement interne d’entreprise. Votre lieu de réception reflète l’image de l’événement, donc celle de votre entreprise et l’ambiance dans laquelle vous souhaitez mettre vos participants.


- La date de l’événement : Trouver la bonne période pour organiser son événement. Pour un événement public il est indispensable de faire une veille concurrentielle sur les autres événements existants (cerner le bon positionnement selon la cible). Pour un événement interne, on se penchera plutôt sur les dates où l’activité de l’entreprise est ralenti.


- Le programme de l’événement : Avoir un programme défini (au moins les grandes lignes) avant le lancement des invitations. C'est indispensable pour permettre aux participants de se projeter et de favoriser leur engouement. Par exemple, pour un congrès scientifique, on pensera à annoncer les têtes d’affiches, pour un séminaire annoncer quelques activités phares, etc.



Bien sur, le plus simple est de faire appel à une agence événementielle. Un service de professionnels qui saura trouver le bon équilibre, et qui vous permettra de profiter sereinement du moment !


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