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Comment réussir son événement : 5 conseils indispensables!

Dernière mise à jour : 22 juil. 2020


afterwork evenement espace de coworking Montpellier Come'n'work


L'été 2020 et son lot de surprises, a redéfini certains secteurs entrepreneurials notamment l'événementiel. Durement touché par la crise sanitaire (et l'interdiction puis la limitation des regroupements), c'est depuis peu que l'idée d'organiser des événements, publics ou internes, a refait surface. Pour les particuliers, il est temps de commencer à prévoir ses futurs séminaires, soirées d'entreprise, congrés ou animations team-building, mais difficile de savoir comment s'organiser efficacement pour un succès garanti.


Ludovic Carini, chef de projet événementiel et responsable des services Meeting-pro et Web-events & E-slides dans l'agence Aleou, et coworker chez Come'N'work, nous livre les secrets d'un événement réussi !


#1 Une préparation millimétrée


Créer un événement est un exercice complexe, surtout lorsque ce n'est pas votre métier. Il faut penser à tout, et chaque détail revêt une importance considérable qui peut venir mettre en péril votre fête. Alors pour ne pas passer à côté de votre soirée, un seul mot d'ordre : l'organisation. Pour cela, il n'y a pas de secret, pour être le plus efficace, on établit un rétroplanning avec les dates clés et on rédige une check-list (l'idéal est de commencer à la préparer longtemps à l'avance, cela vous laissera la marge nécessaire pour rajouter au fur et à mesure les choses à faire).


"La définition d’un retroplanning avec des dates clés me paraît primordiale, à la fois pour celui qui l’organise mais aussi pour le client. Avec ce rétroplanning on définit les grandes étapes d’organisation, les points clés durant lesquels nous allons prendre des décisions irrévocables mais aussi les objectifs à atteindre à chaque étape pour avancer tout en sécurité. Pour un événement public, on définira le lancement des inscriptions en ligne, l’augmentation des tarifs, la validation du nombre de personnes aux prestataires ou encore la réservation de chambres. Pour un événement interne, le SAVE THE DATE sur l’intranet de la société, un teasing du séminaire, un formulaire en ligne… Il existe de nombreux outils sur internet gratuits ou payants via lesquels on peut rendre une gestion d’organisation d’événement plus efficace et performante dont notre plateforme Web-Events."

Pour cela, définissez votre événement : quel est son objectif ? Sert-il à promouvoir l'un de vos produit ou à créer du lien social entre vos employés ? Différents événements peuvent-être proposés au sein d'une entreprise ou d'un espace de coworking, avec chacun un but spécifique : afterwork, congrés, événement commercial, colunch, animations team building, etc.

A qui s'adresse-t-il (nombre de participants)? Pour quand ? Et où se déroule-t-il ?


Durant cette phase de préparation, on n'oublie pas le plan de communication </