Le flex office, anglicisme signifiant "le bureau flexible", tire son nom du mode de travail non-conventionnel qu'il propose : pour le salarié, pas de bureau attitré. Chaque matin, équipé de son ordinateur, il s'installe à un poste différent, là où il trouve de la place. Fini les bureaux personnels et sédentaires aménagés par vos soins, ici place aux bureaux communautaires, où l'argument de la mutualisation des biens professionnels est mis en avant.
Travailler dans un flex-office kesako ?
Votre entreprise à opté pour un aménagement et une philosophie "flex-office" et vous ne savez pas vraiment à quoi vous attendre ? Tout d'abord, sachez que ces bureaux flexibles bousculent les traditions. Vous arrivez chaque matin pour vous installer sur votre bureau personnel ? Oubliez toutes vos habitudes, ici, les salariés, dits nomades, choisissent leur place de bureau en fonction des places vides restantes. Il est même de coutume de changer de place tous les jours, pour ne pas être pointé du doigt par ses collègues et accusé de ne pas jouer le jeu. En opposition à la sédentarité des bureaux imposés depuis toujours, le flex-office s'est construit à l'image de la start-up californienne :
Pour mettre en avant la créativité et le partage,
mettre au même niveau les salariés et la hiérarchie et ainsi apaiser les relations managériale,
Fluidifier les relations et assurer la communication.
Ces bureaux peu conventionnels cherchent à créer une ambiance "comme à la maison", accentuée par le mobilier hybride : on retrouve des bureaux mais aussi des canapés, des fauteuils, ou une décoration d'intérieur cocooning. Plus que des bureaux, ils définissent des ambiances de travail qui répondent aux exigences des différents moments de la journée : bureaux en open-space, salle de réunion pour accueillir vos clients, phonebox pour passer des appels en toute tranquillité, bureaux isolés lorsque vous avez besoin de concentration.
Fortement inspirés par l'idéologie de ces bureaux flexibles, les espaces de coworking proposent pour la plupart ces espaces de travail nomades, ainsi que des bureaux sédentaires avec des postes fixes.
Quels avantages / quels inconvénients ?
Si en 2019, 24% des salariés travaillent dans un flex-office, ce n'est pas par hasard. En effet, les arguments sont nombreux, et ne se sont pas fait attendre pour séduire les entreprises.
Le premier, et pas des moindres, est qu'il rompt la routine. Comme on a pu le voir pour les espaces de coworking, changer d'environnement de travail est plus stimulant, permet d'être plus créatif et à même de concevoir de nouveaux projets. La sédentarité a tendance à faire diminuer la motivation. Le flex office, à l'inverse, aura plutôt tendance à augmenter la productivité. De plus, il permet la mise en place d'un télétravail ponctuel, de plus en plus recherché par les salariés français.
Il se veut aussi créateur de lien social et d'échange entre collègues. Le flex office aura tendance, par la disposition des bureaux, à faciliter le contact et la socialisation entre les salariés. Plus que cela, il va aussi favoriser les relations entre la hiérarchie et les employés, ou entre les différents secteurs d'activité (souvent cloisonnés ensemble).
Mais attention, ces nouveaux modes de travail peuvent aussi paraître déroutants, tant leur fonctionnement dépasse les habitudes traditionnelles. Selon l'enquête en ligne d'Actineo et Sociovision, 22% des actifs en flex-office se déclarent insatisfaits de la qualité de vie au travail, contre 13% en moyenne chez ceux qui ont un bureau classique.
Imaginez-vous, arriver le matin au bureau et devoir courir pour prendre la meilleure place, celle proche de la fenêtre, avant vos collègues ? Ou à contrario, vous retrouver encore une fois avec la place près des toilettes? Un peu caricatural me direz-vous, mais sachez que certains salariés se retrouvent dans des situations de tensions avec leurs collègues pour le choix de ces dites places. Heureusement, 8% des entreprises en flex-office, ont mis en place un système de réservation des bureaux en ligne.
Le flex-office pose aussi problème sur la gestion du matériel. Ne pas avoir de bureaux fixes vous offrent une certaine liberté, mais aussi la contrainte de devoir déménager chaque matin et chaque soir vos affaires. Le matériel peut-être plus ou moins facilement transportable : il sera facile pour un employé de se déplacer d'un bureau à un autre avec comme seul bagage son ordinateur. Il sera plus délicat pour un employé souffrant de problèmes de dos, de devoir déménager chaque jour sa chaise ergonomique. Selon un témoignage recueilli sur l'article de capital, une salariée en flex-office raconte :
"Je n'ai jamais mis moins d'une demi-heure pour récupérer mes dossiers dans mon caisson attribué, installer mon pot de crayons, brancher mon ordinateur, régler l'écran à la bonne hauteur... et moins d'une demi-heure le soir pour tout refaire en sens inverse, y compris le nettoyage du bureau"
Parmi les principaux inconvénients énumérés par les salariés, on retrouve aussi le bruit (et les problèmes de concentration générés), le bureau impersonnel (finis les portraits de famille et la plante verte sur le coin de votre table) et le manque d'intimité (on évitera de laisser traîner ses dossiers confidentiels aux yeux de tous).
Enfin, bien que ces espaces favorisent les échanges et les relations, cela peut avoir des effets pervers : changer de voisin chaque jour peut aussi installer un certain climat d'individualisme, développer une sorte de pudeur et de gêne, et donc l'éloignement entre les salariés.
Pour conclure :
Pourtant, bien qu'ils soient très prisés par les entreprises, ces espaces en free-office demande une adaptabilité constante qui s'avère compliquée à gérer. Il faut toutefois nuancer les chiffres. Si le flex-office n'est pas une mode de travail dans lequel beaucoup de français se sentent à l'aise, cela ne signifie pas qu'il ne convient pas parfaitement à un certain nombre de travailleurs! Tout comme dans les espaces de coworking, l'objectif est de laisser le choix aux salariés : des bureaux fixes ou nomades (sur des durées plus ou moins longues) pourraient être un bon compromis, sans imposer une quelconque frustration. Mais si vous aspirez à une totale liberté dans votre espace de travail, vous serez sûrement pleinement épanouie dans un flex-office.
Un mode de travail qui répond au paradoxe de la place de bureau vide?
29% des travailleurs Français travaillent à distance au moins une journée par semaine en 2019, un chiffre qui ne tend qu'à croître après ce printemps 2020, et la mise en place d'un télétravail forcé. Les bureaux sont vides, les places deviennent vacantes, alors les entreprises n'hésitent pas à remanier leurs espaces pour un modèle plus adapté! A l'heure du digital, tout est minimalisé : les employés accèdent partout et quand ils veulent à tous leurs outils de travail.
L'argument financier n'est pas à négliger. Si les grandes entreprises (telles que Danone, Bouygues, ou Loréal) ont eu recours à ce modèle, c'est qu'elles ont pris en compte le constat suivant : aujourd'hui le taux d'occupation des bureaux attitrés n'est que de 60%, et l'immobilier d'entreprise coûte cher. Un choix stratégique, qui permet aussi quelques dérives, telles que le surbooking : à l'image des compagnies aériennes, ces entreprises proposent moins de bureaux que d'employés. En effet, réduire le nombre de bureaux, c'est réduire l'espace et donc le coût du loyer ( et tous les coûts annexes : charges, rénovation, etc.)
Ce modèle ultra-connecté et nomade a encore un long chemin à faire avant de se faire accepter tel quel dans le monde du travail français. La disparité entre attente et réalité est encore trop grande, et sa mise en place reste à revoir. Installer ses bureaux en flex office, oui, mais dans quelles conditions? Le plus important est de garder en tête le besoin de vos salariés: par exemple, en proposant différents types d'espaces, en conservant des bureaux fixes couplés à des bureaux nomades, en effectuant une période test (sur plusieurs semaines par exemple) afin de récolter l'avis de vos salariés, ou en mutualisant les professions de manière réfléchie..
Et vous, avez-vous testé le flex-office ? Que pensez-vous de ce modèle de bureaux ultra-flexibles?