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Que faire quand tout est important ?! Savoir gérer ses priorités


«Être occupé» n'est pas toujours synonyme d'efficacité, vous savez cette sensation d'être le lapin dans Alice au pays des merveilles. Pour vous aider à optimiser votre temps de travail voici quelques techniques qui vous aideront à définir vos tâches prioritaires.




A la question "Comment priorisez vous vos tâches ?" La réponse est le plus souvent "En fonction de l’urgence de l'échéance et à qui je dois rendre des comptes".

Cette réponse vaut aussi bien au niveau professionnel qu'au niveau personnel, qui n'a pas en 2020 la sensation d'être constamment « occupé ». Mais si on stoppait la machine deux minutes pour se poser et prendre du recul : hiérarchiser ses tâches de manière neutre en fonction d’objectifs futurs, s'assurer que chaque action soit productive et que les tâches sans importance ne viennent pas polluer votre « to-do list ». 

En mettant en œuvre des méthodes simples de priorisation, vous pouvez modifier radicalement la perception de votre journée pour l'optimiser et équilibrer votre temps travail/loisir. Voici quelques pistes pour vous aider à évaluer et à déterminer vos priorités principales. 


Sept méthodes de priorisation des tâches au travail   


Prioriser ses tâches de manière réfléchie implique souvent la mise en place d’un objectif quotidien, l’évaluation des actions à réaliser et leur planification temporelle. L'objectif est de créer le plus de valeur possible en un minimum de temps. L’établissement des priorités doit être flexible car des tâches urgentes peuvent apparaître dans la journée.



1. Avoir tout sous les yeux dans une seule liste 


Pour établir vos priorités avec efficience, il vous faut une vision d'ensemble de ce que vous avez à faire : même les tâches les plus banales doivent être écrites et prises en compte. Il est bon d’inclure à la fois les tâches personnelles et professionnelles dans une seule liste de tâches. 

Toutes vos tâches, de l'achat du pain à la prise d’un rendez-vous avec votre plus gros client doivent être marquées. Une fois que vous avez tout écrit, la priorisation se fait généralement en fonction de l’importance, de l’urgence, de la durée et des conséquences de chaque tâche.



2. Savoir ce qui est important : quels sont vos véritables objectifs ? 


A première vue c'est ce que l'on fait naturellement, mais ce qui est important c'est de penser sa priorisation avec des objectifs à long terme. Quel est votre réel objectif, qu’il s’agisse d’une promotion, d’un projet à terminer ou d’un changement de carrière... Cela vous permettra d'identifier les tâches les plus pertinentes pour atteindre vos objectifs. Une fois la ligne d'arrivée tracée, positionnez vos ravitaillements, des objectifs plus petits avec des échéances claires. Par exemple, un objectif annuel peut être décomposé en tâches mensuelles, qui donnent ensuite lieu à des actions hebdomadaires, des priorités quotidiennes, etc. 



3. Mettre avant ce qui est urgent


C'est le mieux pour avoir une visibilité totale des échéances sur votre liste afin de vous aider à identifier les tâches urgentes et celles à planifier avec des échéances plus longues. 

Il est important de déterminer une échéance pour TOUTES vos tâches sinon vous continuerez à procrastiner



4. Deux notions : l’importance et l’urgence 


Stephen Covey propose dans son livre Les 7 habitudes des gens efficaces, une méthode pour prioriser ses actions, il s'agit de catégoriser les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence.   


  • Urgentes et importantes : ces tâches sont à effectuer en priorité.

  • Importantes mais pas urgentes : bloquez une plage horaire dans votre agenda pour réaliser celles-ci sans interruption.

  • Urgentes mais pas importantes : déléguez. Déléguez. Déléguez. 

  • Ni urgentes, ni importantes : supprimez ces tâches de votre « to-do list ».


Une autre méthode permet de s’assurer que les tâches importantes seront prioritaires, notamment par rapport aux demandes polluantes « urgentes » d’intervenants insistants, c'est la méthode Ivy Lee. Cette méthode consiste à créer une liste distincte des six tâches qui doivent être menées à bien dans la journée. Il faut prioriser l'importance et non l'urgence. Pour les choisir, posez-vous des questions en fonction d’un objectif précis : quelles tâches auront le plus grand impact sur le résultat final ? Que puis-je finir aujourd’hui pour continuer à progresser vers mon objectif ? 



5. Attention à ne pas concurrencer les priorités  


Lorsque les tâches sont simples, il est relativement facile de les gérer par deux, mais quand elles deviennent plus difficiles ça se complique. Une étude intéressante montre qu'à l’inverse de la majorité des participants, les personnes occupant des postes à hautes responsabilités ont plus tendance à prioriser un seul objectif et ceux qui ont continué la méthode de "doubles tâches" ont connu une baisse dans leurs performances... 

Une technique pour rester concentré sur une tâche importante à la fois consiste à identifier les distractions possibles, tâches simultanées ou demandes ponctuelles, et à les éviter consciemment tout au long de la journée.



6. Faites attention à l’énergie nécessaire


Lorsque l’on regarde une longue « to-do list », il est facile de se sentir submergé par le travail à accomplir, un sentiment qui réduit la productivité et conduit à la procrastination. Pour y remédier c'est simple, évitez les longues « to-do list » quotidiennes. Si votre « to-do list » devient trop pesante, divisez là en sous-listes et priorisez les tâches en fonction de l'importance et l'effort réalisable en une journée. N'ayez sous les yeux, qu'une sous-liste à la fois. La réalisation de ces tâches vous offrira un peu de répit et un sentiment d’accomplissement qui vous portera tout au long de la journée. 



7. Réévaluez constamment et soyez réaliste


Cela paraît évident mais on peut avoir tendance à se laisser emporter dans la réalisation des tâches que nous avons listées en oubliant que l'environnement externe évolue, et qu'une tâche importante hier ne l'est peut être plus aujourd'hui. Par exemple, votre client a rallongé le délai, vous avez trouvé un outils facilitant l’exécution d'une action, vous vous rendez compte que vous avez était trop ambitieux ou au contraire vous vous êtes sous-estimé...

Il faut donc savoir prendre du recul et analyser régulièrement sa liste pour l'actualiser avec les méthodes précédentes.



Conseils rapides pour une priorisation efficace des priorités


Comprendre vos objectifs réels et organiser vos priorités peut paraître plus compliqué et stressant que la création d’une simple liste de tâches. Les méthodes clés que nous venons d'exposer sont résumées ci-dessous pour vous aider à fixer vos priorités. 


  • Tout écrire : les tâches perso et pro doivent être listées sur un même document.

  • Établir les objectifs réels : ayez une vision à long terme et déterminez les tâches à accomplir pour parvenir à ces objectifs. 

  • Décomposer les objectifs à long terme : pour mieux atteindre vos objectifs, décomposez-les en sous-objectifs atteignables rapidement. 

  • Fixer des délais précis : gardez une visibilité complète des délais et posez les lorsque rien n'est défini. 

  • Employer la méthode « urgent/important » : priorisez les actions en fonction de l'urgence et de l'importance ; planifiez un temps pour les tâches importantes mais pas urgentes ; déléguez ou supprimez les autres tâches. 

  • Créer une liste quotidienne : écrivez six tâches importantes qui doivent être menées dans la journée. Ces tâches doivent avoir en commun vos objectifs principaux à long terme. 

  • Éviter les distractions : faites attention aux tâches concurrentes, surtout lorsque la difficulté des tâches augmente. 

  • Tenir compte de l’effort à fournir : lorsque votre liste de tâches devient trop longue, divisez là et accomplissez les tâches avec un équilibre importance/faisabilité dans une journée.



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